Ciągły monitoring klienta i monitorowanie zmian
Należyta staranność wobec klienta nie jest jednorazowym działaniem. Zgodnie z przepisami trzeba utrzymywać aktualne informacje o klientach, aby móc zaktualizować ocenę ryzyka, gdy zmienią się ich okoliczności, oraz przeprowadzić dalszą weryfikację, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Co uznaje się za zmianę okoliczności
Przegląd powinny wywołać między innymi:
- istotna zmiana poziomu lub rodzaju działalności
- zmiana struktury własnościowej firmy
- zmiana adresu głównego miejsca zamieszkania, w tym przeprowadzka do innego kraju
- zmiana statusu prawnego podmiotu, na przykład wejście w likwidację
Dlaczego ręcznie jest trudno
Przy dużej bazie klientów utrzymanie każdego rekordu zgodnie z rejestrami urzędowymi jest realnym wyzwaniem. Oczekuje się okresowego sprawdzania i synchronizacji bazy klientów, na przykład CRM, z rejestrami urzędowymi, aby zmiany nie umknęły.
Najbardziej istotne zmiany to właśnie te najłatwiejsze do przeoczenia: zmiana właściciela, zmiana adresu i zmiana rodzaju działalności.
Jak zrobić to automatycznie
Te sprawdzenia można uruchamiać harmonogramem zamiast ręcznie. Monitoring Firm (UK) na platformie Hyperflow ponownie skanuje listę klientów wobec rejestrów, sygnalizuje zmiany i tworzy raporty, dzięki czemu monitoring staje się rutynowym procesem, a nie ręcznym poszukiwaniem.