Jak zapewnić ciągłość monitorowania statusu PEP?

Poznali Państwo już definicję instytucji obowiązanej oraz ich szczegółowy wykaz, który dokładnie wskazuje drugi artykuł ustawy AML uchwalonej 1 marca 2018 roku. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w tym wpisie.

Skoro wiemy już, jakie podmioty można uznać za instytucje obowiązane, kogo można uznać za osobę na stanowisku eksponowanym politycznie (PEP), w jakim celu powstała czwarta dyrektywa AML oraz jakie obowiązki nakłada na państwa członkowskie, pora poznać czynności, które instytucje obowiązane (IO) powinny wykonywać w kwestii dbałości oraz kontroli stosunków gospodarczych.

Jakie obowiązki ma IO w kontekście monitorowania relacji gospodarczych?

Upraszczając długi tekst czwartej dyrektywy AML – w okolicznościach towarzyszących nawiązaniu relacji handlowych / gospodarczych, mamy – jako instytucja obowiązana:

sprawdzić, czy dana osoba / Klient zajmuje eksponowane stanowisko polityczne,
uzyskać oficjalne zezwolenie kadry kierowniczej wyższego szczebla lub zarządu na nawiązanie lub kontynuowanie takiej relacji,
podjąć stosowne środki, które będą miały na celu ustalenie źródła majątku oraz finansowania podmiotów związanych z takimi osobami,
prowadzić zintensyfikowany oraz – co niezwykle ważne – ciągły monitoring tych stosunków gospodarczych.

Który dokładnie przepis nakazuje ciągłe monitorowanie statusu PEP i dlaczego jest to tak istotne?

O konieczności regularnej weryfikacji statusu osoby biorącej udział w relacji gospodarczej mówi wyraźnie artykuł 20 czwartej dyrektywy AML. To bardzo ważny aspekt, jeden z wielu, który ma za zadanie ułatwić prawidłowe funkcjonowanie całego systemu finansowego i zapobiec kierowaniu środków na cele przestępcze – terrorystyczne. Przeczytamy o tym w punkcie piątym wstępu do IV dyrektywy AML:

(…) wykorzystywanie systemu finansowego do kierowania pieniędzy pochodzących z nielegalnego, a nawet z legalnego źródła na cele terrorystyczne stwarza wyraźne ryzyko dla integralności, prawidłowego funkcjonowania, wiarygodności i stabilności systemu finansowego. W związku z tym środkami zapobiegawczymi określonymi w niniejszej dyrektywie należy objąć manipulowanie pieniędzmi pochodzącymi z poważnej przestępczości i gromadzenie pieniędzy lub mienia na cele terrorystyczne.

Dlaczego zatem tak ważne jest ciągłe sprawdzanie statusu PEP ?

Dobrze byłoby wyjaśnić wszystkie szczegóły dotyczące tej kwestii przy pomocy prostego przykładu. Wyobraźmy sobie sytuację nawiązania relacji gospodarczej z zachowaniem należytej staranności. Sprawdzono – przy pomocy jak najbardziej dokładnych i jednocześnie prostych w użyciu narzędzi lub systemów, czy dana osoba zajmuje eksponowane stanowisko polityczne. Czynność ta jednak została wykonana tylko jeden raz w momencie nawiązania relacji. Ustalmy, że hipotetyczna osoba została zweryfikowana i na dzień sprawdzenia nie była PEP-em.

Po upływie 3 miesięcy sytuacja zmieniła się diametralnie. Nasz klient został naczelnikiem urzędu skarbowego. Opisywana persona nie poinformowała instytucji obowiązanej o tym fakcie i nie mamy żadnej pewności, że nie zrobiła tego celowo. możliwe, że po prostu w natłoku codziennych obowiązków (na przykład ze względu na zmianę stanowiska) o tym zapomniała. Warto zaznaczyć, że rzeczona jednostka nie była zobligowana do poinformowania danego podmiotu o tym fakcie. Mogła też w zasadzie kompletnie nie wiedzieć, że taka informacja byłaby dla danego podmiotu bardzo istotna.

Sytuacja od strony instytucji zobowiązanej wygląda podobnie. Osoba została sprawdzona, więc teoretycznie organy kontroli mogłyby uznać, że dochowano należytej staranności. Na tym etapie właściwie nikt nawet nie jest zainteresowany danym nazwiskiem, ponieważ nie wydarzyło się nic, co mogłoby zwrócić na nie uwagę.

Ale mija następny kwartał i bohater naszej krótkiej historii – w wyniku przypadkowego (lub nie – tego nigdy się nie dowiemy) ciągu zdarzeń zostaje wplątany w bardzo poważną sprawę, dotyczącą malwersacji finansowych. Dodatkowo okazuje się, że jego koneksje są wyjątkowo niebezpieczne i sięgają wysokich szczebli międzynarodowych organizacji, które poprzez masowe działania niezgodne z prawem defraudowały znaczne kwoty pieniędzy.

Czy Generalny Inspektor Informacji Finansowej oraz inne podmioty, które prześwietlają całą – karną już oczywiście, nagłośnioną i na poziomie międzypaństwowym – sprawę mogą uznać, że instytucja obowiązana wykonała działała z zachowaniem należytej staranności?

Nie.

Czy mogą uznać, że instytucja lub konkretne osoby (np. członkowie zarządu) są w związku z tym zamieszane w całą sprawę?

Jak najbardziej tak.

Mimo że historia zdaje się być nieprawdopodobna, jest to bardzo możliwy scenariusz i można śmiało stwierdzić, że dobrze zachować szczególną ostrożność w takich sytuacjach. Po to właśnie powstała czwarta dyrektywa AML i w tym właśnie celu zdefiniowano osoby eksponowane politycznie oraz zobligowano szereg podmiotów do ich nieustannej weryfikacji.

Dlaczego więc oświadczenie, mimo iż dopuszczalne, nie jest zalecane?

Jedna z przyczyn została wyjaśniona we wcześniejszych akapitach. Chociaż oświadczenie jest śladem, który zaświadczy o zastosowaniu się do czwartej dyrektywy AML, nie będzie w pełni wartościowym dokumentem, który może zapewnić bezpieczeństwo i spokój w przypadku wystąpienia zdarzeń nietypowych i niestandardowych.

Głośne sprawy dotyczące prania pieniędzy i finansowania terroryzmu coraz częściej goszczą w mediach. W związku z tym możemy mieć pewność, że ludzie, którzy biorą udział we wspomnianym procederze, będą szukać coraz bardziej “kreatywnych”, wyszukanych sposobów na jego ukrycie.

Możemy z całą pewnością spodziewać się, że takim osobom za wszelką cenę będzie zależeć na zatuszowaniu i zamaskowaniu nielegalnych posunięć, dlatego trzeba podjąć wszelkie możliwe działania, które zapewnią maksymalne bezpieczeństwo oraz posiadać dokumenty lub rejestr, który w przypadku wykrycia przestępstwa zaświadczy o całkowitym dopełnieniu wszystkich procedur koniecznych w tym temacie.

W tym miejscu należy również wspomnieć, że czwarta dyrektywa AML nie tylko obowiązuje do stosowania środków należytej staranności wobec nowych Klientów, ale także wobec obecnych. Możemy o tym przeczytać w artykule 13, punkcie 5 dyrektywy, który zamieszczam poniżej:

Art. 14, pkt. 5:

Państwa członkowskie wymagają, aby podmioty zobowiązane stosowały środki należytej staranności nie tylko wobec wszystkich nowych klientów, lecz także – w stosownych sytuacjach i z uwzględnieniem ryzyka – wobec obecnych klientów, w tym w przypadkach gdy stosowne okoliczności dotyczące klienta ulegają zmianie.

Ciągła kontrola jest wymagana wprost, o czym mówi artykuł 20, punkt b), podpunkt (III):

W odniesieniu do transakcji lub stosunków gospodarczych z osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne, państwa członkowskie, oprócz stosowania środków należytej staranności wobec klienta określonych w art. 13, wprowadzają wobec podmiotów zobowiązanych następujące wymogi:

b) w przypadkach stosunków gospodarczych z osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne – stosowania następujących środków:

(…)

(iii) prowadzenia wzmożonego monitorowania tych stosunków gospodarczych w sposób ciągły.

Szybciej, wygodniej i dokładniej – czyli dlaczego system informatyczny będzie lepszy?

Z pomocą przychodzi zawsze skuteczna i prosta kalkulacja czasu oraz kosztów – z pozoru niewielkich – które instytucja obowiązana musi ponieść, jeśli stosuje wspomniane we wcześniejszej części artykułu oświadczenia. Dlaczego nie skorzystać z rozwiązania, które ułatwi pracę?

Koniecznie należy także wspomnieć, że odpowiednie organy w każdej chwili mogą żądać odpowiednich dokumentów. Możemy o tym przeczytać np. w artykule 30, pkt. 2 IV dyrektywy AML:

Artykuł 30

Państwa członkowskie wymagają, by właściwe organy i jednostki analityki finansowej mogły mieć terminowy dostęp do informacji, o których mowa w ust. 1.

Z tego też względu odpowiedni system będzie najwłaściwszym i najdogodniejszym sposobem na ewentualne łatwe udostępnienie informacji.

Platforma AML z zaimplementowanym odpowiednim modułem, umożliwiającym sprawdzenie osoby pod kątem eksponowanego stanowiska politycznego jest świetnym narzędziem, które:

Oszczędzi czas, jaki należy poświęcić na sporządzenie i podpisanie oświadczenia.
Zapewni bezpieczeństwo i jakość danych – jest o wiele bardziej wiarygodne.
Zapewni możliwość szybkiego sprawdzenia Klientów, którzy są już w relacji gospodarczej (proszę sobie wyobrazić, jak problematyczne i kłopotliwe byłoby sporządzanie i podpisywanie oświadczeń dla tysięcy, setek, a nawet chociażby dziesiątek stałych Klientów regularnie).
Jest jedyną, rzetelną podstawą do potwierdzenia działań mających na celu zachowanie należytej staranności i zapewni mocny oraz złożony dowód na to, że dany podmiot wykorzystał wszelkie możliwe sposoby umożliwiające przeprowadzenie działań zgodne z dyrektywą.

Warto również wspomnieć, że platformy oferują wiele innych rozwiązań, mających na celu nie tylko pomoc w zabezpieczeniu wspomnianych kwestii. Wspomagają także zupełnie inne obszary w branży finansowej.

Dobrym pomysłem będzie wybranie takich rozwiązań, które nie wymagają długich i uciążliwych instalacji, ale działają w modelu opartym na usłudze (Software As Service). Rozwiązania takie oferują interfejs w formie aplikacji / strony internetowej i dodatkowo umożliwiają integrację za pośrednictwem usług sieciowych tzw. Web-Service.

Godnymi uwagi będą systemy / platformy, które nie wymagają opłat abonamentowych, ale mają możliwość zakupu konkretnych modułów i pakietów – np. ilościowych pakietów sprawdzeń istniejących rekordów pod kątem stanowiska. Możemy dzięki temu zyskać pełną kontrolę nad kosztami, które ponosimy w związku z zastosowaniem takich narzędzi.